Documents requis pour le dépôt des comptes, sanctions, confidentialité : ne vous faites pas piéger !

Lors de la réalisation des formalités juridiques, même en étant aguerris, il est fréquent d’oublier des documents qui vont bloquer leur réalisation. Nous vous proposons donc un rappel utile pour faire vos dépôts dans les règles de l’art.

Quels sont les documents à déposer ?

Les documents à inclure lors du dépôt des comptes comprennent :

• Les comptes annuels de l’exercice, comprenant le bilan, le compte de résultat et l’annexe.

• La proposition et la résolution d’affectation du résultat de l’exercice, votée par les actionnaires ou les associés.

• Pour les sociétés anonymes (SA) à conseil de surveillance et les sociétés en commandite par actions (SCA) : le rapport du conseil de surveillance.

• Pour les sociétés ayant un commissaire aux comptes : le rapport général du commissaire aux comptes sur les comptes annuels.

Que se passe-t-il s’il manque un document ? 

Votre dossier est recalé. Vous recevez un courrier de rejet de la part du Greffe avec une demande de régularisation qui précise l’élément manquant. 

Vous devez transmettre la pièce manquante dans un délai de 15 jours. Le contrôle de la nouvelle pièce est effectué. Si tout est conforme, la formalité est validée par le Greffe. Les délais sont aléatoires et dépendent des greffes et de la période. 

Si vous n’avez pas déposé la pièce manquante dans les 15 jours, votre dossier est définitivement rejeté. Vous devez donc déposer à nouveau le dossier dans son intégralité.

Quelles sont les sanctions en cas de non-dépôt des comptes annuels ?

Une infraction à cette obligation peut être passible d’une amende pouvant s’élever jusqu’à 1 500 €.

Y a-t-il des exceptions au dépôt des comptes annuels ?

Même si le dépôt des comptes annuels est une obligation, il existe des situations exceptionnelles où il est possible de demander la non-publication de ces comptes. Toutefois, il est important de noter que même en cas de non-publication, le dépôt des comptes annuels demeure une obligation légale.

Quelles sont les sociétés qui peuvent bénéficier de la confidentialité du dépôt des comptes annuels ? 

• Les micro-entreprises si elles ne dépassent pas deux des trois seuils suivants : 350 000 euros de total bilan, 700 000 euros HT de chiffre d’affaires net, 10 salariés.

• Les petites entreprises si elles ne dépassent pas deux des trois seuils suivants : un total de bilan de 6 millions d’euros, un chiffre d’affaires net de 12 millions d’euros et un effectif de 50 salariés.

Le greffe se contentera de faire mention que les comptes ont été déposés, et qu’ils sont rendus confidentiels. De même, il ne sera pas possible de consulter les comptes de la société en se rendant au greffe.

À noter : même si certaines sociétés répondent aux critères de la micro-entreprise ou de la petite entreprise, elles ne pourront pas demander cette confidentialité.

Les sociétés exclues de cette option comprennent :

• les sociétés membres d’un groupe,
• les sociétés holding, 
• les sociétés dont les titres financiers sont négociés sur un marché réglementé, 
• les sociétés faisant appel à la générosité publique,
• les sociétés d’assurance ou d’établissement de crédit.

Pour bénéficier de la confidentialité, il est nécessaire que la société dépose une déclaration de confidentialité des comptes annuels, incluant des informations spécifiques. Ensuite, le greffier doit constater le dépôt des documents comptables avec la déclaration de confidentialité.

Malgré l’option de confidentialité, certains organismes tels que les autorités judiciaires, administratives, la Banque de France et les personnes morales qui financent ou investissent dans la société déclarante peuvent toujours accéder aux comptes annuels.

Comment déposer ses comptes rapidement et rigoureusement ?

Manewco a conçu un outil permettant de déposer simplement et rapidement ses comptes :

1. Génération de vos documents à partir d’un formulaire ou dépôt de votre documentation sur la plateforme.

2. Demande de signature électronique, à l’enseigne de votre cabinet, envoyée à vos clients.

3. Réalisation de vos formalités juridiques par des juristes formalistes experts.

Un parcours simple, intuitif et efficace ! En plus, vous bénéficiez d’un accompagnement personnalisé par les experts formalistes Manewco qui répondent à toutes vos questions.

N’attendez plus pour digitaliser vos formalités juridiques avec Manewco !