Que faut-il entendre par “comptes” ?

Chaque année, le dirigeant d’une société commerciale a l’obligation d’établir à la fin de l’exercice social les comptes annuels. Ainsi ces comptes annuels font ressortir les pertes, les bénéfices, les dépenses, les investissements d’une société et permettent d’appréhender une vision globale de la situation financière d’une entreprise sur une année. Ils sont représentés par 3 documents :

• Le bilan (les éléments d’actifs et passifs de la société)
• Le compte de résultat (les produits et les charges de la société)
• Les annexes

Une fois établi et préalablement au dépôt des comptes annuels, il convient d’effectuer l’approbation des comptes.

Qu’est-ce que l’approbation des comptes ?

L’approbation des comptes est une décision prise par les associés de la société réunis en assemblée générale durant laquelle ils vont approuver les comptes annuels établis par le dirigeant, lui donner quitus de sa gestion ainsi que décider de l’affectation du résultat (distribution de dividendes ou mise en réserve du bénéfice). Le dirigeant présente les comptes annuels aux associés afin que tous puissent s’assurer de la bonne gestion financière de l’entreprise.

Dans quel délai les associés doivent-ils se réunir pour approuver les comptes ?

L’approbation des comptes ne peut être effectuée à n’importe quel moment et se doit de répondre à un délai légal. Le délai de l’approbation des comptes est de 6 mois à compter de la clôture de l’exercice comptable. Dans la majorité des cas les sociétés fixent la clôture de l’exercice social au 31 décembre auquel cas une société peut tenir l’assemblée générale afin d’effectuer son approbation des comptes jusqu’au 30 juin mais il se peut que l’exercice social soit fixé à une autre date. Ce délai permet ainsi d’avoir une vision non trop éloignée de la gestion financière des comptes ciblés et ainsi d’éviter un éventuel retard qui pourrait entraîner un empiètement sur la gestion des comptes de l’année suivante.

Que se passe-t-il si les associés ne se réunissent pas dans le délai prescrit ?

Si l’assemblée annuelle d’approbation des comptes n’est pas réunie dans le délai légal cela entraînera un défaut d’approbation des comptes : les dirigeants manquent alors à leur obligation d’information envers les associés et par conséquent le dépôt des comptes ne sera pas effectué non plus dans le délai légal ce qui fait défaut à l’objectif de transparence économique du monde des affaires. La responsabilité civile des dirigeants peut être engagée et entraîner des dommages et intérêts pour ces derniers si les tiers lésés arrivent à prouver un préjudice moral. La responsabilité pénale peut également être engagée sur deux fondements : défaut d’approbation ou défaut de dépôt des comptes entraînant des sanctions pécuniaires.

Quelles formalités sont à effectuer suite à la tenue de l’assemblée générale ?

Une fois l’approbation des comptes effectuée, il convient de procéder au dépôt des comptes auprès du Greffe du Tribunal de commerce du siège de la société dans un délai de 1 mois (2 mois en cas de dépôt par voie électronique).